Todas las empresas generamos un sinfin de documentos a lo largo de las semanas y de los años que llega un momento que nos preguntamos… ¿Cuánto tiempo tengo que tener esto aquí?
Por suerte para todos existe una normativa estandarizada que nos indica los tiempos de prescripción de cada tipo de documento, y aquí te traemos un resumen.
Tabla de contenidos
Tipos de documentos que tienes en el archivo
Lo primero que tenemos que tener en cuenta a la hora de establecer unos tiempos -y su posterior Tabla de Retención Documental -es tener claros cuáles son los tipos de documentos que tenemos en el archivo.
Todos esos papeles que almacenamos se pueden dividir en:
- Documentos fiscales
- Documentos mercantiles
- Documentación específica con datos confidenciales
¿Qué leyes consultar para comprobar los tiempos de prescripción de documentos?
Si quieres comprobar todos los tiempos de prescripción de los distintos documentos tendrás que acceder a distintas leyes que lo especifican.
¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos?
Documentos fiscales
Los documentos fiscales son todos aquellos que hacen referencia a impuestos, facturas o declaraciones de la renta.
El plazo de prescripción establecido por la normativa es de 4 años, y este plazo comienza a contar desde la presentación de estos documentos en la administración correspondiente.
Sin embargo, en caso de que se presenten pérdidas o deducciones, el periodo se aumenta a los 10 años.
Lo mismo sucede con las facturas, pero en el caso de estas podremos guardar una copia correctamente digitalizada.
Documentación mercantil
En este caso hablamos de libros de contabilidad, correspondencia, documentación societaria de la empresa…
El tiempo de guardado de estos documentos se encuentra estipulado en el código de Comercio y es de 6 años. Eso sí, es recomendable guardar los registros contables de forma indefinida con el fin de poder consultarlos en caso de que fuera necesario.
Otra documentación con datos confidenciales
En ocasiones nos topamos con documentos que no pertenecen a ninguna de las anteriores clasificaciones, pero que en ellos se guardan informaciones confidenciales o de terceros.
A este respecto, el RGPD establece que la empresa debe marcar unos tiempos para su consiguiente destrucción. Además, esta no puede realizarse de cualquier manera, debe ser certificada y segura.
Consejos para conservar adecuadamente los documentos
Sabemos que parece un poco complicado todo esto, pero con un poco de atención y organización podemos tenerlo todo bajo control.
El primer consejo que te damos es que establezcas desde el minuto 1 un sistema de organización de archivo. Esto te ahorrará mucho tiempo y quebraderos de cabeza.
El segundo consejo es que cuentes con una Tabla de Retención Documental para llevar un registro de cuándo y cómo debes deshacerte de cada documento.
Finalmente, digitaliza correctamente tus documentos. Este proceso te ayudará no solo a ahorrar tiempo, sino también mucho espacio y dinero.
