La digitalización es un proceso necesario para darle el impulso que estás buscando a tu empresa y para maximizar tanto el rendimiento de tu negocio como sus ingresos.
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El sistema de digitalización permite la transformación de los formatos físicos como el papel, los cd ‘s, películas, etc. al mundo digital. De esta forma, gracias a la tecnología, los documentos se preservan a través del tiempo y se vuelve mucho más sencillo acceder a ellos. Además, la digitalización incrementa la seguridad de la empresa, ya que se incorporan mecanismos de protección ante ataques externos.
Proceso de Digitalización
El proceso de digitalización es sencillo y rápido y además, se puede personalizar según las necesidades de cada cliente. En Invoport, lo primero que se hace es analizar la empresa o institución para analizar tanto los procesos de producción de la documentación, como los de los auxiliares que se encargan de ella a la hora de almacenarla. Al mismo tiempo se analizan los niveles de seguridad y se valora la aplicación de nuevas protecciones para los documentos.
Una vez llevado a cabo el estudio, se plantean nuevos procedimientos que permitan aplicar las últimas tecnologías que permitan a la empresa adaptarse a un mundo cada vez más cambiante. Una vez ha sido aceptado por el cliente, se aplican las soluciones debidas y se ofrece una formación para el personal de la empresa que se encargará de la futura gestión de nuevos documentos.
A tener en cuenta antes de comenzar un proceso de digitalización
A la hora de comenzar un proceso de digitalización es importante seguir una serie de pasos:
- Revisar la cantidad de documentos impresos que posee la empresa.
- Clasificarlos por distintas categorías: contratos, nóminas, facturas…
- Nombrar los archivos de forma coherente y poner el mismo nombre a cada tipo de documento.
- Elegir el tipo de almacenamiento que mejor se adapte a la empresa.
- Archivar el papel o destruirlo en caso de que haya expirado el tiempo obligado de almacenaje.
¿Para qué sirve el proceso de digitalización?
Las ventajas de digitalizar los documentos son numerosas:
- Costes: se reduce de forma inmediata el presupuesto asignado a la organización de archivos. Además, los costes dedicados al mantenimiento de los documentos, personal administrativo e impresión se reducen al mínimo.
- Protección: se mantienen todos los datos de tu empresa protegidos de cara al exterior y se evita la pérdida de documentos importantes. (No solo papel, sino también otro tipo de archivos como imágenes o vídeos).
- Tiempo: es mucho más rápido buscar documentos e información con la digitalización. Gracias al buscador, podrás encontrar datos concretos en cuestión de segundos sin necesidad de estar revolviendo papeles durante horas.
- Productividad: la empresa se vuelve más productiva gracias a que se ahorran mucho tiempo y muchos recursos que se pueden destinar a otros departamentos.
- Espacio: se ahorra el gran volumen de espacio físico que ocupan los documentos porque se trasladan a un formato digital. Después de la digitalización, no se necesita un mayor espacio para almacenar los documentos que un ordenador con acceso a internet.
- Accesibilidad: se puede acceder a los documentos de forma inmediata, desde cualquier lugar y dispositivo. Una facilidad muy conveniente en estos tiempos de teletrabajo.
Diferencia entre digitalizar y escanear
Aunque en ocasiones se consideren lo mismo, son dos procesos separados que se pueden seguir para convertir un documento analógico en digital. Cada uno ofrece diferentes maneras de tratar la información que contienen.
Por un lado, está el escaneo de documentos, que toma una imagen del documento y lo convierte en un archivo digital, y, por otro lado, la digitalización de documentos, que permite que los archivos digitales se puedan manipular y editar.
El segundo proceso es mucho más útil para una empresa, ya que permite realizar cambios concretos en los documentos, otorga una protección extra y permite la aplicación de Inteligencia Artificial para filtrar contenidos, reduciendo los tiempos de elaboración de papeleos y aumentando así el ritmo de los procesos en la empresa.
¿Qué tipos de documentos se pueden digitalizar?
No existen limitaciones a la hora de digitalizar documentos, sin embargo, es mejor tener en cuenta que hay archivos prioritarios para mejorar el rendimiento:
- Textos: cualquier tipo de documento textual que la empresa tenga. Desde informes, hasta presupuestos, pasando por reglamentos.
- Facturas: gracias a la digitalización se puede encontrar fácilmente la información en las facturas como las deudas de los clientes.
- Pedidos: tener los pedidos en formato digital evita problemas como que se pierdan o se archiven mal.
- Contratos: son uno de los tipos de documentos pilares de la empresa debido a su naturaleza legalmente vinculante que guardan toda la información para que tanto tus distribuidores como tus clientes cumplan con sus partes del acuerdo.
- Nóminas: para poder llevar al día la relación con los empleados, modificar en cuestión de segundos alguna información o buscar datos sobre algún trabajador, es necesario tener los documentos digitalizados.
La seguridad en todos los procesos de digitalización
Copias de seguridad
Realizar copias de seguridad permite que la información esté siempre protegida y sirve para numerosas funciones.
- Evitar la pérdida de datos: en el caso de que el ordenador o cualquier sistema electrónico dé un fallo, la copia de seguridad evitará la desgracia de perder documentos importantes.
- Agilizar la labor de archivado.
- Mejorar la relación con el cliente: el cliente se sentirá más seguro, por lo que aumentará la confianza hacia la empresa.
- Mejorar la relación con los inversores: la copia de seguridad ayuda mucho a la hora de generar los informes de accionistas, para aportar los datos necesarios y contundentes para tomar las decisiones correctas.
- Mejorar la productividad: la rapidez con la que se trabaja gracias a las copias de seguridad, permiten que se gane en rendimiento.
- Ganar en tranquilidad: si se efectúan de forma periódica las copias de seguridad correspondientes, puedes estar tranquilo porque en el caso de fallo de los equipos, ninguna información se va a ver perjudicada.
Destrucción de documentos
La seguridad en todos los pasos de la digitalización es imprescindible para asegurar un correcto procedimiento. ¿Qué pasa con los documentos físicos que ya han sido digitalizados?
Según la legislación hay que guardarlos durante un tiempo, hasta que expire la vida útil que se ha determinado para ellos. Una vez que se haya terminado este período establecido, se deben destruir los documentos, pero no de cualquier forma, ya que se debe garantizar la seguridad de la información.
Si se desechan sin cuidado, se ponen en peligro los datos tanto de la empresa, como de sus clientes. La mejor solución para evitar cualquier tipo de filtración, es triturar estos documentos.
