A toda empresa, grande o pequeña le llega el momento de preguntarse “¿qué hacemos con todos esos documentos que se amontonan en el archivo?”. Descubre en qué consiste la destrucción de documentos y cómo podemos ayudarte.

Facturas, informes, presentaciones, presupuestos, planos, nóminas… La variedad de archivos que se pueden llegar a acumular en las empresas a lo largo de los años es inimaginable por eso se han establecido unas normativas que permiten regular cómo y cuando destruir documentos de la forma más adecuada.

¿Por qué destruir documentos?

Al hablar de documentos que deben ser destruidos hacemos referencia no solo a los papeles. Actualmente los aparatos electrónicos cada vez son más usados desde USBs hasta tarjetas de crédito deben ser destruidos si en ellos se contiene información relevante.

Podría pensarse que una forma sencilla de deshacerse de toda esta documentación antigua podría ser acudir al punto limpio más cercano, pero esto ropería unas cuantas leyes de protección de datos. La mayoría de los archivos que se conservan en una empresa contienen información relevante que debe protegerse de cualquier descuido.

Con el fin de que no se desvelen estas informaciones indeseadas, existen una serie de normativas como la UNE 15713 que recoge todas las condiciones de privacidad y confidencialidad y permite verificar mediante auditoría que se han cumplido todas las legislaciones pertinentes.

¿Cómo elimino los documentos?

La mejor forma de llevar a cabo este tipo de maniobras es confiar en una empresa de destrucción de documentos. Esta se asegurará de la gestión y el control, garantizando en todo momento la seguridad de los datos.

Antes de proceder a la contratación, es importante estar al corriente de las medidas de seguridad que se van a ejecutar para mantener la privacidad de las destrucciones. Por ejemplo las alarmas anti intrusión o los circuitos cerrados de televisión.

Una vez todos los temas de seguridad están acordados se firmará un contrato de confidencialidad entre la empresa y el cliente interesado. Una vez esto suceda, se establecerá un medio de recogida del material, que será realizado por empleados formados en la materia y, según el tipo de documentos que se traten, equipados con vehículos de seguridad.

¿Qué tipos de protecciones hay en la destrucción de documentos?

Al igual que no todos los soportes se destruyen de la misma forma, cada tipo de documento, dependiendo de los datos que contenga, debe ser eliminado siguiendo una serie de protecciones y protocolos.

• Protección de clase 1: este protocolo se aplica a papeles que carecen de información confidencial y lo único que se desea hacer con ellos es destruirlos. En esta categoría encontramos folletos publicitarios, informaciones, informes internos de la empresa, formularios anticuados… Para la eliminación de este tipo de archivos se aplican los niveles P-2 o P-3 que consisten en cortar en tiras de menos de 6 mm de ancho o en la destrucción en partículas de menos de 320 mm² respectivamente.

• Protección de clase 2: aquí encontramos papeles y archivos multimedia que incluyen informaciones de terceros. Esto implica que la seguridad y privacidad a la hora de destruirlos debe ser mayor y asegurar en todo momento el cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos. Los dos niveles que encontramos aquí serían el P-4 y el P-5 que garantizan que los documentos serán convertidos en partículas de menos de 160 o 30 mm² respectivamente.

• Protección de clase 3: finalmente llegamos a la destrucción de documentación oficial que englobarían registros militares o gubernamentales. Los niveles P-6 y P-7 de destrucción hacen que los archivos sean irrecuperables convirtiéndolos en micropartículas de menos de 10 o 5 mm².

¿Qué se hace con los documentos eliminados?

Es muy probable que ahora mismo te preguntes a dónde van a parar todas esas tiritas y partículas de papel o de material informático que ha sido destruido. Lo cierto es que hay varias opciones a tener en cuenta a la hora de deshacerse de los restos.

La más ecológica y la primera que se intenta llevar a cabo es la conversión de estos residuos en material reciclable. En caso de que esto no sea posible se trataría de incinerarlos para utilizar ese calor como energía. En ocasiones ninguna de estas opciones es posible y como último recurso queda el vertido de los residuos en el vertedero.

Si necesitas ayuda con la gestión de tus archivos o necesitas un vaciado de documentos que deban ser destruidos, no dudes en contactar con nosotros. ¡Pídenos presupuesto!