Utilizar un sistema de Gestión Documental no sirve exclusivamente para no tener lleno de papeles los pasillos de tu empresa. Estos sistemas están diseñados y pensados para facilitar el trabajo y aumentar la eficacia en las búsquedas.
Tabla de contenidos
¿Qué es un sistema de Clasificación de Archivo?
Si la gestión de archivos es la buena y controlada administración de la información de una empresa, los sistemas de clasificación de archivos serán las estrategias y pautas a seguir para garantizar esa gestión de forma eficiente.
Los principales Sistemas de Gestión de Archivo
A la hora de ponernos frente a un archivo se nos pueden ocurrir las típicas formas de clasificarlo, pero ¿sabías que existe una normativa que estandariza estas clasificaciones?
Todo esto se encuentra recogido en la norma AENOR y sirve para garantizar un orden en el almacenamiento de archivos dentro del territorio.
Sistemas de Gestión de Archivo Tradicionales
La aplicación de la tecnología a los archivos documentales se va aplicando poco a poco, sin embargo, aún nos encontramos con lugares en los que debemos clasificar los documentos en carpetas físicas.
Alfabético
Esta es el típico método de organización. Sin embargo, a la hora de clasificar documentos no puede faltar un aspecto clave en este sistema.
Se debe establecer una palabra clave para generar el orden a partir de ella.
Además, este método cuenta con numerosas excepciones, por lo que en archivos de gran tamaño resultará más complejo.
Cronológico
Este sistema de clasificación de archivos consiste en organizar la información en función de su fecha de emisión o expedición.
Este es uno de los métodos de archivo más utilizados con carpetas físicas.
Decimal
El sistema de clasificación decimal consiste en crear 10 grupos de categorías generales a los que se les asignan números del 0 al 9.
Dentro de estos grupos se van subdividiendo en otros 10 cada uno. Esto da como resultado que la información se represente de forma numérica con dos o más números entre el 0 y el 9.
Sistemas de Gestión de Archivo digital o híbrido
Como comentábamos, cada vez es más habitual toparnos con archivos digitales o híbridos, y para organizar la información tendremos que buscar otros métodos o sistemas de clasificación.
Basado en OCR
El sistema de clasificación basado en OCR es ideal para los archivos que se encuentran correctamente digitalizados.
Este sistema se basa en un Gestor Documental Inteligente y lo que hace es aplicar la I.A. para comprender la información contenida en los documentos.
Este sistema facilita las búsquedas futuras de información, ya que permite aplicar filtros complejos.
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Funcional
Este sistema es complejo a pesar de la utilidad que representa por su estabilidad en el tiempo.
El objetivo del archivo funcional es recoger los grupos de documentos bajo categorías generales que representen las funciones o actividades de la compañía. Esto a su vez se organiza de forma jerárquica y lógica.
Orgánica
La clasificación orgánica, como su nombre indica, busca ordenar la información teniendo en cuenta el organigrama de la compañía.
Por Materias
Este sistema es complejo a pesar de la utilidad que representa por su estabilidad en el tiempo.
El objetivo del archivo funcional es recoger los grupos de documentos bajo categorías generales que representen las funciones o actividades de la compañía. Esto a su vez se organiza de forma jerárquica y lógica.
