Toda empresa o asociación generan una cantidad de documentos e informaciones que necesitan ser archivados de alguna forma. ¿Eres de los que aún guarda todos los papeles? Descubre las ventajas que te ofrece un archivo digital.
¿Qué es un archivo digital?
Un archivo digital es el sustituto de los arcaicos archivos de papel. Al igual que estos antiguos espacios de almacenaje, su principal función es custodiar todos los documentos e informaciones generados de forma electrónica.
¿Es posible que aún te preguntes por qué necesitarías cambiar tu tradicional archivo de pared por uno digital? Pues déjanos contarte algunas de las principales necesidades que cubre este tipo de almacenamiento. Permite crear un espacio único de consulta que facilita el orden de los datos, evita la duplicidad de información, y por lo tanto ahorra tiempo, dinero y espacio.
Las 6 principales ventajas del archivo digital para una empresa
Como puedes ver, un archivo digital facilita mucho el trabajo en una empresa, pero veamos más en detalle las ventajas que presenta implantarlo en la empresa.
1. Aumento del ROI
¿Sorprendido? La utilización del archivo digital, al ahorrar tiempos e inversiones, como veremos más adelante, garantiza un impacto positivo en el ROI aumentando la calidad en el manejo de la información dentro del negocio.
2. Documentos homogéneos
Al digitalizar los documentos podemos establecer un formato en el que queremos que se almacenen, desde facturas y contratos hasta fotografías. Además podemos filtrarlos y clasificarlos para que su acceso y uso resulte más sencillo.
3. Almacenamiento seguro
Puesto que el archivo digital no es ninguna nube controlada por terceros, todos los documentos estarán constantemente custodiados por la propia empresa dentro de un servidor propio.
Esto elimina la posibilidad de pérdida de información o de difusión de documentos legales que deben estar protegidos. Todos los archivos digitales deben contar con una jerarquía de acceso a la información por medio de autorizaciones y restricciones de lectura. Esto ayuda al cumplimiento de normativas como la RGPD. Además, esto favorece a la reducción del robo de informaciones ya que establece una serie de filtros de seguridad.
4. Eliminación de riesgos
Si en tu empresa queréis hacer la transformación digital pero os da miedo que alguna información se “traspapele” o sea eliminada por error. ¡No sufras más! Para eso existen numerosas soluciones que eliminan cualquier riesgo.
Si bien es cierto que el archivo digital es completamente seguro, ninguno estamos libres de cometer algún error, por este motivo vamos a eliminar cualquier tipo de riesgo de pérdida de información. Puesto que el archivo se encontrará en un servidor propio, podemos contar con otro de refuerzo que genere copias del principal. Otro método podría ser al realización de copias de seguridad manuales para almacenarlas en ubicaciones físicas separadas.
5. Ahorro de tiempo y espacio
Por un lado, como es lógico, al eliminar los archivadores ganaremos espacio físico, y además se ahorrarán grandes cantidades de papel, lo cual se traducirá en espacio de almacenaje libre.
Al usar un archivo digital, además se ahorran grandes cantidades de tiempo. Se eliminan las esperas por la impresora, las búsquedas en distintos estantes y archivadores… Gracias a esta transformación digital todos los documentos se encuentran a pocos clics y con amplias facilidades para filtrar y buscar directamente en todas las carpetas al mismo tiempo.
Todo este ahorro para la empresa se traduce en beneficios para el medio ambiente ya que esto será más sostenible, lo que actualmente se convierte en una importante ventaja competitiva.
6. Gestión empresarial más eficiente
Relacionado con el punto anterior, el contar con un archivo digital al que tienen acceso todos los miembros de la empresa permitirá que todos los departamentos estén unidos.
Esto creará una sinergia que agilizará la gestión empresarial ya que se tendrá un mejor acceso a toda la información que requieren las negociaciones, compras, inventarios, contratos…
¿Cómo podemos ayudarte en la transformación digital de tu empresa?
España se encuentra situada a la cola de la transformación digital. No existen leyes que obliguen a las empresas a gestionar los archivos de forma concreta. La mayoría de las compañías no dispone de un departamento que se encargue de la gestión documental. Por lo que, solo aquellas que inviertan y apuesten por ello se convertirán en la vanguardia. A nivel mundial algunas empresas han llegado al punto de poder disponer de una oficina sin papeles, con todas las mejoras que ello implica y el ahorro que supone.
“La innovación distingue a un líder de un seguidor”.
Steve Jobs
Como ves, un archivo digital reporta enormes beneficios para una empresa. ¿Vas a quédate atrás?
Desde Invoprot nos centramos en ayudar a pequeñas y medianas empresas a realizar de forma exitosa su transformación digital, por eso ofrecemos también un servicio de creación y gestión de un archivo digital. Además, si necesitas digitalizar tus documentos debes conocer todas las opciones que tienes para que se adapten lo mejor posible a tus necesidades.
Si quieres emprender o darle un empujón a tu transformación, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de atender tus necesidades!
